⬤ BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER ⬤

PERSONUPPGIFTSBEHANDLING 2021:1

1. Information om behandling av dina personuppgifter  

1.1 Björkhem Advokatbyrå AB, organisationsnummer 559351-5934, (”Björkhem”) är personuppgiftsansvarig för den behandlingen av dina personuppgifter som sker, vilket innebär att Björkhem är ansvarig för hur dina personuppgifter samlas in, behandlas och gallras när ändamålet för behandlingen upphört.  

1.2 Björkhem behandlar dina personuppgifter i enlighet med den allmänna dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”) och annan tillämplig lagstiftning till skydd för den personliga integriteten.

1.3 Med ”personuppgifter” avses alla uppgifter som direkt eller indirekt kan användas för att identifiera en fysisk person som är i livet.

1.4 Denna personuppgiftspolicy (”Policy”) beskriver den behandling av personuppgifter som Björkhem utför i samband med klientuppdrag, åligganden enligt lag, prenumeration av nyhetsbrev, cookieanvändning på vår webbplats, inbjudningar till events och när du kommunicerar med oss via e-post eller andra kanaler.

1.5 Policyn redogör för vilka personuppgifter som samlas in, för vilka ändamål personuppgifterna behandlas, vilken laglig grund som behandlingen vilar på, hur Björkhem skyddar dina personuppgifter, när gallring/radering sker, hur eventuell överföring till tredje land eller internationell organisation sker och om så vilka skyddsåtgärder som vidtas samt hur du kan tillvarata dina rättigheter. Likaså finns information om hur du klagar för det fall du skulle vara missnöjd med Björkhems personuppgiftsbehandling.

2. Personuppgifter som behandlas

2.1 Björkhem behandlar personuppgifter som vi erhåller i samband med att vi utför juridiska tjänster/uppdrag eller som annars behandlas när uppdraget förbereds eller administreras. De personuppgifter som då kan aktualiseras är exempelvis namn, personnummer, titel, kontaktuppgifter, faktureringsuppgifter och annan affärsrelaterad information som klient, klients företrädare eller motparter förser oss med.  

2.2 Inom ramen för Björkhems verksamhet kan enstaka behandling av särskilda kategorier av personuppgifter (s.k. känsliga personuppgifter) och lagöverträdelser förekomma om dessa är relevanta för tjänsten/uppdragets utförande. Enstaka känsliga personuppgifter rörande ras, etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, hälsa, medlemskap i fackförening eller sexuell läggning kan behandlas om det är relevant för utförandet av uppdraget. Uppgifter om lagöverträdelser som vi kan behandla kan röra uppgifter om näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslighet som är relevant för utförandet av uppdraget.

2.3 Björkhem erhåller och behandlar även personuppgifter rörande anställda och uppdragstagare hos leverantör i samband med det affärsförhållandet som finns mellan Björkhem och din arbetsgivare eller uppdragsgivare eller som du lämnar till oss inom affärsförhållandet. De personuppgifter som då kan komma att samlas in kan exempelvis vara namn, telefonnummer, e-postadress.

2.4 Björkhem behandlar personuppgifter som du frivilligt lämnar till oss exempelvis när du kommunicerar med oss via e-post eller andra kanaler, ber oss sända dig nyhetsbrev eller liknande eller när du anmäler dig till ett event. Uppgifterna vi då behandlar är ditt namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, titel och arbetsgivare eller den affärsrelation vi har med dig.

2.5 De uppgifter som du lämnar kan komma att kompletteras med uppgifter som vi hämtar från publika webbsidor, publika databaser eller betaldatabaser exempelvis Bolagsverket, InfoTorg, UC, i syfte att säkerställa att personuppgifterna är korrekta.  

2.6 Ditt tillhandahållande av personuppgifter är inte ett lagkrav men nödvändigt för att du ska kunna ingå avtal med oss som klient och för att vi ska kunna genomföra nödvändiga jävs- och penningtvättskontroller. Om du inte lämnar dina personuppgifter så har vi ingen möjlighet att fullgöra avtalet med dig eller att uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig. Vi kommer heller inte att kunna bjuda in dig till events, skicka nyhetsbrev m.m.

3. Ändamål och laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter

3.1 Björkhem behandlar bara personuppgifter om det finns ett fastställt ändamål och en laglig grund för behandlingen.

3.2 Björkhem behandlar personuppgifter för att fullfölja avtalet med dig vilket innebär att förbereda, utföra och administrera uppdrag, genomföra obligatorisk jävs- och penningtvättskontroller, för att tillvarata dina intressen och för redovisnings- och faktureringsändamål. Behandlingen grundar sig således på vår skyldighet att fullgöra avtalet med vår klient samt Björkhems berättigade intresse av att kunna leverera juridiska tjänster.

3.3 Behandling av uppgifterna sker även för att fullgöra rättsliga förpliktelser som åvilar Björkhem enligt domstols eller myndighets beslut eller enligt lag eller förordning, exempelvis enligt lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (2017:630) eller bokföringslagen (1999:1078).

3.4 Behandling av uppgifter sker även för att fullgöra de förpliktelser som åligger Björkhem enligt Sveriges Advokatsamfunds stadgar och regler.  

3.5 I de fall enstaka behandling av särskilda kategorier av personuppgifter (s.k. känsliga personuppgifter) eller lagöverträdelser utförs så sker detta för att det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsligt anspråk.  

3.6 Personnummer, som har ett särskilt högt skyddsvärde i GDPR sammanhang, behandlas med stöd av samtycke, avtal eller då det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet och vikten av en säker identifiering.

3.7 Personuppgifter som tillhör kontaktpersoner hos en juridisk person som Björkhem har en affärsförbindelse med behandlas med stöd av avtalet med klienten, leverantören eller uppdragstagaren för ändamålen fakturering, betalning och administration av avtalsförhållandet, hantering av leveranser och kommunikation. Du som kontaktperson hos en klient eller leverantör kan inte förvänta dig annat än att sådan behandling av dina uppgifter kommer att ske och Björkhem har ett berättigat intresse av att kunna administrera avtal och fullgöra våra skyldigheter gentemot våra klienter och leverantörer. I tillämpliga fall behandlar Björkhem även dina uppgifter som anställd eller uppdragstagare hos leverantör för bokföringsändamål, t.ex. fakturering eller betalning av tjänster eller produkter, för att fullgöra rättsliga förpliktelser enligt t.ex. bokföringslagen (1999:1078).  

3.8 Uppgifter kan också komma att användas för affärs- och metodutveckling, marknadsanalys, statistik och riskhantering. Uppgifterna som behandlas i detta avseende behandlas på grundval av vårt berättigade intresse att utveckla verksamheten och hantera eventuell risk.

4. Tillgång till personuppgifter

4.1 Endast de vid Björkhem som behöver ha tillgång till personuppgifterna för att fullgöra de ändamål som listats ovan har tillgång till uppgifterna.

4.2 Dina personuppgifter kommer inte att lämnas till utomstående annat än i de fall då: (i) det särskilt överenskommits mellan Björkhem och dig, (ii) då det inom ramen för ett visst uppdrag är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter, (iii) om det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra lagstadgad skyldighet eller för att efterkomna myndighetsbeslut eller beslut av domstol, (iv) vi anlitar utomstående tjänsteleverantörer som utför uppdrag för vår räkning, i huvudsak för att uppdatera och supportera Björkhems IT-system, eller (v) uppgifterna lämnas ut till domstolar, myndigheter, motparter och/eller motpartsombud i det fall det är nödvändigt för att tillvarata dina rättigheter. 

4.3 I de fall Björkhem kan komma att lämna ut uppgifter till utomstående som är självständigt personuppgiftsansvariga såsom exempelvis banker, inkassoföretag, försäkringsbolag, Skatteverket, Polismyndigheten, Kronofogdemyndigheten eller annan myndighet så gäller det företagets eller myndighetens integritetspolicy för behandlingen av dina personuppgifter.

5. Överföring till tredje land

5.1 Dina personuppgifter kommer, som huvudregel, inte att överföras till länder utanför EU/EES.

5.2 Om en överföring till ett land utanför EU/EES eller till en internationell organisation skulle aktualiseras så kommer detta att ske i enlighet med gällande lagstiftning på dataskyddsområdet och det kräver att landet ifråga har en adekvat skyddsnivå eller att det finns annan tillräcklig skyddsåtgärd som innebär att överföringen sker i enlighet med gällande lagstiftning, exempelvis genom användande av EU-kommissionens standardavtalsklausuler jämte andra tekniska, organisatoriska och juridiska säkerhetsåtgärder som kan aktualiseras i det enskilda fallet.

6. Lagringstider för dina personuppgifter

6.1 Personuppgifterna sparas i enlighet med de skyldigheter som åvilar Björkhem enligt Sveriges Advokatsamfunds Vägledande regler för god advokatsed eller enligt lag eller förordning, exempelvis lag om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism (2017:630), bokföringslagen (1999:1078), diskrimineringslagen (2008:567) eller preskriptionslagen (1981:130). De vägledande reglerna för god advokatsed föreskriver att uppgifterna ska sparas under en tid om tio (10) år från dagen för ärendets slutförande eller affärsrelationens upphörande, eller den längre tid som påkallas av ärendets natur.

6.2 Björkhem sparar inte dina personuppgifter under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med behandlingen. Detta innebär att vi systematiskt genomför gallring, radering eller avidentifiering av dina personuppgifter när de inte längre är relevanta för det ändamål de samlades in för.

6.3 Björkhem kan emellertid komma att spara personuppgifter, för vilka ändamålet har upphört, under den längre tid om det föreskrivs i lag eller i enlighet med domstols- eller myndighetsbeslut. Björkhem kan även komma att spara personuppgifter längre med hänsyn till uppfyllande av avtal eller i anledning av tvist.

6.4 Personuppgifter som behandlas som du frivilligt lämnat till oss, exempelvis när du kommunicerar med oss via e-post eller andra kanaler, ber oss sända dig nyhetsbrev eller liknande eller när du anmäler dig till ett event sparas i enlighet med ovan ändamål så länge du har en affärsrelation med oss. Om du inte längre önskar få ta del av information från oss kan du meddela det till oss via våra kontaktuppgifter på hemsidan, varvid dina uppgifter omedelbart kommer att raderas.

6.5 Om Björkhem upphör att existera, t.ex. genom en likvidation eller konkurs, kommer dina personuppgifter att raderas så länge dessa inte behöver sparas för att fullgöra skyldigheter enligt tillämpliga lagar, förordningar eller myndighetsbeslut.

7. Cookies

7.1 Björkhem inhämtar uppgifter med hjälp av cookies som sätts när du besöker på vår webbplats. Vi behandlar den information som skapas av webbplatsens cookies såsom exempelvis anonymiserad IP-adress, längden på besöket, de val som görs, antal sidvisningar och hur du hittade till hemsidan.

7.2 Ändamålen med behandlingen är att för våra besökare underlätta och optimera användandet av webbplatsen samt för statistik i syfte att kunna utvärdera webbplatsens innehåll, struktur, navigation m.m. Björkhem behandlar således uppgifterna med stöd av en intresseavvägning mellan dina och Björkhems berättigade intressen.  

7.3 Om du inte vill tillåta att cookies sparas på din dator kan du ändra det i webbläsarens inställningar på din dator, samt radera cookies som finns sparade på ditt lagringsmedium. De flesta webbläsare accepterar automatiskt cookies, men det finns även möjlighet att neka cookies eller välja att det ska visas en varning innan de sparas. Om du nekar till cookies kan det dock innebära att Björkhems webbplats inte fungerar korrekt.

7.4 Hur länge vi behandlar uppgifter beror på vilken cookie som sätts i din webbläsare. Permanenta cookies finns kvar på din dator till dess du tar bort dem eller utgångsdatumet passeras. Sessionscookies saknar utgångsdatum och lagras temporärt på din dator under den tid du är inne på någon av webbplatserna.

8. Tekniska säkerhetsåtgärder

8.1 Björkhem vidtar de lämpliga tekniska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda personuppgifterna mot otillbörlig åtkomst, utlämnande, förändring eller förstörelse.

8.2 Om Björkhem anlitar en utomstående leverantör till stöd för verksamheten säkerställer Björkhem att leverantören tillämpar motsvarande tekniska säkerhetsåtgärder och endast behandlar personuppgifter på det sätt som Björkhem godkänt.

9. Dina rättigheter

9.1 Du har rätt att begära information från Björkhem om användningen av de personuppgifter som rör dig.

9.2 Du kan när som helst återkalla hela eller delar av ett samtycke som du lämnat. Björkhem kommer då omedelbart att upphöra med behandlingen som återkallelsen avser.

9.3 Vi kommer att på din begäran eller på eget initiativ, utan onödigt dröjsmål, att rätta eller radera personuppgifter som inte är uppdaterade, felaktiga, ofullständiga eller behandlas i strid med ovan angivna ändamål eller relevant lagstiftning. Du kan även i dessa fall begära att Björkhem begränsar behandlingen av sådana uppgifter.  

9.4 Du kan vidare begära att få del av dina personuppgifter i ett maskinläsbart format. Det gäller för personuppgifter som du lämnat till Björkhem, behandlingen sker automatiserat och den grundas på samtycke eller avtal. Om det är tekniskt möjligt kan du även få personuppgifterna överförda till annan personuppgiftsansvarig.  

9.5 Du har vidare rätt att, i vissa fall, exempelvis när behandlingen grundar sig på en intresseavvägning, invända mot Björkhems behandling av dina personuppgifter.

9.6 Du har även rätt att invända mot Björkhems behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring, vid sådan invändning kommer Björkhem omedelbart att upphöra med behandlingen.

9.7 En begäran från dig kommer att besvaras snarast möjligt och senast en månad efter att din begäran kommit Björkhem till handa. Vid behov kan tiden förlängas med ytterligare två månader vilket du kommer att underrättas om.

9.8 Om din begäran är uppenbart ogrundad eller orimlig har Björkhem rätt att vägra tillmötesgå begäran eller ta ut en rimlig avgift som täcker de administrativa kostnaderna.

9.9 Om du är missnöjd med Björkhems behandling av dina personuppgifter kan du lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten i det land där du bor eller arbetar.

10. Ändringar av Policyn

Denna Policy kan, från tid till annan, komma att ändras eller uppdateras. Den senaste versionen av denna Policy kommer alltid att finnas publicerad på vår webbplats.

11. Kontakt

Kontakta oss på eb@bjorkhemlaw.com eller adress nedan om du vill utnyttja någon av dina rättigheter eller har frågor eller synpunkter rörande vår personuppgiftsbehandling: Björkhem Advokatbyrå AB, Biblioteksgatan 29, 114 35 Stockholm +46(0)707263863.